Conference FAQ
Le français suit.
Registration and name badge pick-up
If you didn’t have a chance to register before the conference, we will have on-site registration on both Wednesday evening and Thursday morning. Pick-up and registration begins at 4:00 p.m. on Wednesday, May 14. You will have an opportunity to register and pick-up your name badge on Thursday at 8:00 a.m. as well! Room information will be posted on the final conference schedule.
Food/Drink:
The Wednesday evening welcome reception will have light refreshments available, and a cash bar (cash and card accepted). Non-alcoholic beverages will be available at no cost as well. Coffee and tea, snacks and lunches will be available at the conference on Thursday and Friday. A free catered meal and cash bar will be available at the Transforming Justice Art Exhibition on Friday evening.
On Thursday afternoon, everyone is welcome to join us at Felicitas, UVic’s campus pub, approximately a 4-5 minute walk from the David Strong Building, immediately following the final session of the day. Although we cannot cover costs for food and drink at this event, Felicitas will have their menu available and you are welcome to order your own meals and drinks. https://www.felicitas.ca/
How long should my presentation be?
Standard presentations should be about 12 – 15 minutes if you are presenting on a 4-person panel. People presenting on smaller panels (3 people or less) can afford to go up to 18 minutes if needed.
Workshops and thematic panels should be around 30 minutes.
We recommend that chairs/moderators leave around 15 additional minutes for questions.
If possible, please try and get to your presentation room 10-15 minutes before your scheduled panel to get set up and oriented with your panel chair. This will help us keep the conference running on schedule, and build in room for any technical challenges.
Additional information on presentation times are in the conference program! Information on the rooms you will be presenting in are forthcoming.
What’s the standard session format?
Each session typically follows this structure:
- All presenters deliver their presentations in sequence
- A shared Q&A session follows at the end for all presenters
Can we change the format of our session?
Yes! If you and your fellow presenters would prefer a different flow—such as Q&A after each speaker or a more interactive format—you’re welcome to discuss and agree on what works best for your session.
Who moderates the session?
Sessions will have a pre-selected chair or moderator. See the finalized conference program for this information!
What kind of language should I use in my presentation?
We encourage the use of person-centered and non-stigmatizing language.
Please define any theoretical or abstract concepts in a clear, accessible way—imagine you’re explaining it to someone outside your discipline. This helps ensure your work is engaging and understandable to our diverse conference community.
Why is this important?
Our conference brings together a vibrant mix of academics, practitioners, community members, and students. Making your presentation accessible helps everyone participate fully, ask great questions, and connect with your work.
What technology will be available in presentation rooms?
Each room will be equipped with:
- A projector and screen
- A conference computer for your presentation
- HDMI hookup for personal devices
- A limited number of Mac dongles (first-come, first-served)
Can I use my own laptop to present?
Yes! You’re welcome to use your own device. Just make sure it has an HDMI port or bring the appropriate adapter. We’ll have some Mac dongles available, but we recommend bringing your own if you can.
Will there be internet access?
Yes, Wi-Fi will be available throughout the venue. Login details will be provided on-site.
What software is installed on the conference computer?
In-room computers will have standard presentation tools like PowerPoint, PDF viewers, and web browsers.
Can I test my presentation setup beforehand?
Absolutely! We encourage all presenters to check their tech ahead of time during scheduled setup times or breaks between sessions.
A couple of accessibility reminders:
We are committed to making the conference as accessible as possible! All conference rooms are either on the first floor, or accessible via elevator, as are the locations for our lunches. We will be providing a map of all-gender washrooms on campus so keep checking our conference website for these details. Simultaneous English to French and French to English interpretation will be provided for certain sessions. This will be updated on the conference program in the coming days.
While we were not able to secure childcare, please note that this conference is child-friendly! Please feel free to bring your little ones.
If you are using visuals in your presentation, you are asked to provide verbal image descriptions for attendees, especially if the visuals are important to understanding the content. If you are showing a film or video clips, please enable closed captioning on the video.
If you have any specific needs that aren’t mentioned above, please reach out to us!
We look forward to meeting you!
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Inscription et retrait des badges
Si vous n’avez pas encore eu l’occasion de vous inscrire, une inscription sur place sera possible le mercredi soir et le jeudi matin. Le retrait des badges et les inscriptions débuteront à 16h le mercredi 14 mai. Il sera aussi possible de vous inscrire et de récupérer votre badge le jeudi matin à partir de 8h. Les informations sur les salles seront bientôt disponibles!
Restauration
Lors de la réception d’accueil du mercredi soir, des rafraîchissements légers seront disponibles ainsi qu’un bar payant (paiement en espèces ou par carte). Des boissons non alcoolisées seront disponibles gratuitement. Du café, du thé, des collations et des déjeuners seront servis pendant la conférence, jeudi et vendredi. Un repas gratuit (traiteur) ainsi qu’un bar payant seront proposés à l’occasion de l’exposition artistique Transformer la justice, vendredi soir.
Jeudi après-midi, rejoinez-nous à Felicitas, le pub du campus, qui est environ 4-5 minutes à pied du bâtiment David Strong, directement après la dernière session de la journée. Même si nous ne pouvons pas payer pour la nourriture et les boissons lors de cet événement, Felicitas aura son menu disponible et vous pouvez commander vos propres repas et boissons. https://www.felicitas.ca/
Durée des présentations
Pour les panels de 4 personnes, prévoyez entre 12 et 15 minutes. Si vous êtes sur un panel plus petit (3 personnes ou moins), vous pouvez aller jusqu’à 18 minutes si besoin.
Les ateliers et panels thématiques devraient durer environ 30 minutes.
Les modérateurs sont invités à prévoir environ 15 minutes supplémentaires pour les questions.
Nous vous recommandons d’arriver dans votre salle 10 à 15 minutes avant le début de votre session pour vous installer et échanger avec votre président·e de panel. Cela contribuera au bon déroulement de la conférence et permettra d’anticiper d’éventuels problèmes techniques.
Les horaires détaillés des présentations figurent dans le programme finalisé ainsi que les informations sur les salles.
Format des sessions
Le déroulement habituel est le suivant :
- Chaque intervenant·e présente à tour de rôle.
- Une période de questions commune est prévue à la fin de la session.
Peut-on adapter le format?
Oui! Si vous préférez un autre format – par exemple une session interactive ou des questions après chaque présentation – n’hésitez pas à en discuter avec votre groupe et à convenir de ce qui vous convient le mieux.
Qui anime la session?
Un·e modérateur·rice est désigné·e pour chaque session. Vous trouverez cette information dans le programme finalisé.
Langage recommandé
On veut encourager l’utilisation d’un langage centré sur les personnes et sans stigmatisation. Expliquez les concepts théoriques ou abstraits de manière simple et claire, comme si vous les présentiez à quelqu’un·e en dehors de votre domaine. Cela permet à un public diversifié de mieux suivre et interagir avec votre travail.
Pourquoi c’est important?
La conférence réunit des universitaires, des praticien·nes, des membres de la communauté et des étudiant·es. En rendant vos présentations accessibles, vous facilitez l’échange, les questions pertinentes et les connexions enrichissantes autour de votre travail.
Matériel et technologie
Chaque salle sera équipée de :
- Un projecteur et un écran
- Un ordinateur avec les logiciels courants
- Une entrée HDMI pour les appareils personnels
- Quelques adaptateurs pour Mac (quantité limitée)
Puis-je utiliser mon propre ordinateur?
Oui, bien sur. Assurez-vous simplement qu’il dispose d’un port HDMI ou apportez votre propre adaptateur. Quelques adaptateurs seront disponibles, mais mieux vaut prévoir le vôtre.
Y aura-t-il du Wi-Fi?
Oui, une connexion Wi-Fi sera disponible dans tout le bâtiment. Les codes d’accès seront remis sur place.
Logiciels disponibles
Les ordinateurs de conférence seront équipés de PowerPoint, de lecteurs PDF et de navigateurs Internet.
Puis-je tester ma configuration?
Oui, et nous vous le recommandons vivement! Profitez des temps de pause ou des créneaux prévus pour vérifier votre matériel.
Accessibilité
Nous faisons tout notre possible pour garantir l’accessibilité de l’événement. Toutes les salles sont au rez-de-chaussée ou accessibles par ascenseur, de même que les espaces de repas. Une carte des toilettes inclusives sera disponible – consultez notre site régulièrement pour les dernières infos. Certaines sessions seront proposées avec interprétation simultanée anglais/français (précisé dans le programme à venir).
Même si nous n’avons pas pu proposer de service de garde, la conférence est enfant-friendly. N’hésitez pas à venir avec vos enfants!
Si vous utilisez des visuels, merci de les décrire oralement pour les participant·es, surtout lorsqu’ils sont essentiels à la compréhension. Pour les vidéos ou extraits filmés, activez les sous-titres.
Si vous avez des besoins particuliers non mentionnés ici, contactez-nous!
Nous avons hâte de vous accueillir!